TUGAS SOFTSKILL PSIKOLOGI MANAJEMEN KE-2

NAMA  : CINDY ADELINA
NPM      : 12514412
KELAS  : 3PA14

A. Perorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur Organisasi

Organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja dimana kerjaan (yang terdapat dalam organisasi tersebut) dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan satu kesatuan hasil (Cyril Soffer ,1973:220)

2. Fungsi dari Manajemen

Pekerjaan yang dilakukan oleh para manajer pada saat mereka mengelola perusahaan dapat dikelompokan ke dalam kelompok-kelompok tugas yang memiliki tujuan yang disebut sebagai fugsi manajemen. Koontz (Konntz dan Weihrich, 1993) berpendapat bahwa fungsi manajemen dikelompokan ke dalam lima fungsi. Kelima fungsi tersebut dilaksanakan secara stimulan untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

1.      Planning (perencanaan)

fungsi pertama yang dijalankan oleh seorang manajer adalah perencanaan yaitu suatu proses mengembangkan tujuan-tujuan perusahaan serta memilih serangkaian tindakan (strategi) untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Perencaan menyangkut:

a.       Menetapkan tujuan

b.      Mengembangkan berbagai premis mengenai lingkungan perusahaan dimana tujuan-tujuan perusahaan hendak dicapai

c.       Memiliki arah tindakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut

d.      Merumuskan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk menerjemahkan rencana menjadi aksi

e.       Melakukan perencanaan ulang untuk mengoreksi berbagai kekurangan dalam perencanaan terdahulu.

2.      Organizing (perorganisasian)

Untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dalam rencana, manajer melakukan fungsi yang kedua yakni perorganisasian. Pengorganisasian adalah suatu proses di mana karyawan dan pekerjaannya saling dihubungkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengorganisasian mencakup pembagian kerja di antara kelompok dan individu serta pengkoordinasikan aktivitas individu dan kelompok. Pengorganisasikan mencakup juga penetapan kewenangan manajerial.

3.      Staffing (pengisian staff)

Selain mengorganisasi sumber daya manusia, pengorganisasian sumber daya manusia,pengorganisasian juga mengorganisasi penggunaan berbagai sumber daya nonmanusia seperti  uang, material, peralatan mesin, dan sebagainya, untuk mencapai tujuan perusahaan. Roda organisasi akan berjalan dengan baik apabila perusahaan melakukan perekrutan sumber daya manusia sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan . oleh sebab itu untuk menjamin pemenuhan kebutuhan staf yang memenuhi persyaratan, manajer melakukan fungsi manajemen yang ketiga. Fungsi yang dimaksud adalah pengisian staf, yaitu suatu proses untuk memastikan bahwa karyawan yang kompeten dapat dipilih, dikembangkan dan diberi imbalan untuk mencapai tujuan perusahaan. Penyusun staf serta manajemen sumber daya manusia yang efektif mencakup pula penciptaan iklim kerja yang memuaskan karyawan.

4.      Leading (memimpin)

Sumber daya manusia yang telah diorganisasi tersebut selanjutnya perlu diarahkan aktivitas agar menghasilkan pencapaian tujuan tersebut. Hal ini dilakukan melaui pelaksanaan fungsi keempat yaitu memimpin. Memimpin adalah suatu proses memotivasi individu atau kelompok dalam suatu aktivitas hubungan kerja (task related activities) agar mereka dapat bekerja dengan sukarela (voluntarily) dan harmonis dalam mencapai tujuan perusahaan.

5.      Controlling (pengendalian)

Ahkirnya manajemen perusahaan harus senantiasa memastikan bahwa pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh sumber daya manusia dan penggunaan sumber daya organisasi sudah sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Untuk memastikan hal tersebut, manajemen perusahaan melakukan fungsi kelima yaitu pengendalian, yang merupakan suatu proses untuk memastikan adanya kinerja yang efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengendalian mengkacup:

a)      Menetapkan berbagai tujuan dan standar

b)      Membandingkan kinerja sesungguhnya (yang diukur) dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan

c)      Mendorong keberhasilan dan mgoreksi berbagai kelemahan.

3. Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional

·         Manfaat Struktur Fungisional

o   Mempergunakan sumberdaya khusus secara efisien

o   Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah

o   Mengembangkan keahliann fungsional

o   Mudah memobilisasi ketrampilan khusus

o   Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis

o   Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

·         Manfaat Struktur Divisional

o   Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan

o   Keputusan lebih cepat

o   Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

o   Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

o   Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

o   Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

o   Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

4. Jelaskan Kerugian Struktur Fungsional dan Divisional

Kerugian dari struktur divisional adalah :

•    Menambah biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi

•    Kompetisi disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan

•    Kesulitan dalam mempertahankan citra perusahaan

•    Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek

Kerugian Struktur Fungisional:

o   Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat

o   Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik

o   Inovasi terbatas

o   Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan

o   Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab

o   Sulit untuk menilai prestasi kerja

o   Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antarfungsi

5. Cari kasus tentang Organisasi (berikan saran dari struktur fungsional & divisional)

Wal-Mart Stores, Inc, yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringan department store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi  struktur organisasi yang terdiri dari beberapa  divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Kerugian Struktur Divisional

Struktur divisional , perusahaan yang berada pada struktur ini adalah perusahaan yang terdiri dari perusahaan induk dan beberapa perusahaan anak. Dimana hal ini akan menambah biaya baik itu dari produksi ataupun transportasi kalau misalnya perusahaan bergerak dalam bidang dagang. Dan dibangdingkan dengan struktur fungsional , struktur divisional lebih besar dan sangat rumit.

Itulah yang menjadi kelemahan dan masalah pada umumnya perusahaan yang menggunakan struktur divisional , secara umum permasalahan tersebut bisa teratasi apabila setipa manajer yang ditempatkan ditiap divisi sesuai dengan kemampuan dan keahliannya dibidang tersebut seperti struktur fungsional, sehingga dapat mengatur para staff dan bawahannya dengan baik, dengan hal tersebut perusahaan agar berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan.

Struktur Fungisional jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Namun harus ada kerjasama yang baik dalam fungsi dalam organisasi tersebut.

B. Actuating dalam Manajemen

1. Pengertian Actuating dalam manajemen

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

(1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

(2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

(3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,

(4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

(5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

2. jelaskan Pentingnya Actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. jelaskan prinsip Actuating dalam manajemen

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

• Prinsip mengarah pada tujuan. Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan atau bantuan dari faktor-faktor lain seperti: perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

• Prinsip keharmonisan dengan tujuan. Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

• Prinsip kesatuan komando. Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

DAFTAR PUSTAKA

Solihin Ismail; 2010; Pengantar Manajemen; Penerbit Erlangga, Jakarta

Manullang M.. 2008. Dasar-dasar Manajemen, ; Penerbit UGM ,Yogyakarta.

Munandar, Ashar S. 2001. Psikologi industri dan organisasi, UI-press, salemba

Umar, Husain. 2000. Bussines An Introduction, Gramedia putaka utama. Jakarta.

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta